Behandling av personuppgifter inom SARAS FAMILJEHEM AB
SARAS FAMILJEHEM AB är väldigt måna om att alla ska känna sig trygga med att deras personuppgifter är säkra hos oss. Nedan kan du läsa mer om hur vi hanterar dina personuppgifter, din integritet och din rätt till kontroll över dina personuppgifter som. Inom SARAS FAMILJEHEM råder de transparens om vilka uppgifter vi har om dig, hur dessa hanteras och varför. Efter att texten nedan får du gärna kontakta oss om du har några frågor eller funderingar.
Med vilket stöd behandlar vi dina personuppgifter?
SARAS FAMILJEHEM AB ska för all behandling av personuppgifter ha stöd av minst en av följande rättsliga grunder:
- Rättslig förpliktelse
Behandling krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse utifrån lag eller författning som åligger den personuppgiftsansvarige
2.Avtal
Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige
- Intresseavvägning
Den personuppgiftsansvarige får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke om den personuppgiftsansvariges intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet
- Allmänt Intresse
Behandlingen är nödvändIg för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse där uppdraget definierats i lagstiftning exempelvis SoL.
Vilka kategorier av registrerade behandlar vi?
SARAS FAMILJEHEM samlar in och behandlar personuppgifter som en registrerad lämnar till oss eller som vi samlar in och omfattar följande kategorier av registrerade:
Klienter
Personer som på uppdrag av uppdragsgivare har insatser inom social omsorg inom SARAS FAMILJEHEM verksamheter. Detta omfattar pågående, avslutade och potentiella uppdrag.
Myndighetskontakter
Uppdragsgivare och kontaktpersoner hos en myndighet som SARAS FAMILJEHEM har ett uppdrag hos. Detta omfattar pågående, avslutade och potentiella uppdrag.
Affärskontakter
Kunder, anställda, kontaktpersoner, leverantör eller samarbetspartner hos ett företag eller organisation som SARAS FAMILJEHEM har en affärsmässig relation med. Detta omfattar pågående, avslutade och potentiella affärskontakter.
Personer som kontaktar SARAS FAMILJEHEM
De som väljer att kontakta SARAS FAMILJEHEM i samband med förfrågningar om SARAS FAMILJEHEM, registrera sig för nyhetsbrev, anmäla intresse att bli familjehem och i samband med detta lämnar sina personuppgifter via t.ex. e-post, telefon m.m.
Arbetssökande
De som skickar in ansökningshandlingar till en utlyst tjänst eller lämnar in spontanasökningar
Vilka rättsliga grunder har vi för behandlingen?
SARAS FAMILJEHEM samlar in och behandlar personuppgifter utifrån följande ändamål och rättsliga grunder:
Klienter/patienter
- För att förbereda och fullfölja ett uppdrag·
- För att bedriva vård och omsorg·
- För att dokumentera våra insatser och behandling·
- För fakturering och administration
Rättslig grund: För att SARAS FAMILJEHEM ska kunna fullgöra en Rättslig förpliktelse (ex: Socialtjänstlag)
Myndighetskontakter
- För att förbereda och fullfölja uppdrag·
- För fakturering och administration·
- För att skicka information och marknadsföring om SARAS FAMILJEHEM
Rättslig grund: SARAS FAMILJEHEM berättigade intresse, Intresseavvägning
Affärskontakter (enskild firma)
- För att förbereda och fullfölja avtal·
- För fakturering och administration·
- För att skicka information och marknadsföring om SARAS FAMILJEHEM tjänster
Rättslig grund: För att SARAS FAMILJEHEM ska kunna fullgöra Avtal
Affärskontakter (juridisk person)
- För att förbereda och fullfölja avtal·
- För fakturering och administration·
- För att skicka information och marknadsföring om SARAS FAMILJEHEM
Rättslig grund – SARAS FAMILJEHEM berättigade intresse, Intresseavvägning
Personer som kontaktar SARAS FAMILJEHEM
- För att besvara förfrågningar via post, e-post, telefon, formulär m.m. och ge den hjälp som efterfrågas·
- För att skicka information och marknadsföring om SARAS FAMILJEHEM tjänster
Rättslig grund: SARAS FAMILJEHEM berättigade intresse, Intresseavvägning
Personer som anmäler sig för nyhetsbrev
- För att skicka information och nyhetsbrev som du registrerat dig för
Rättslig grund: För att SARAS FAMILJEHEM ska kunna skicka nyhetsbrev, Samtycke
Arbetssökande
- För att förbereda och fullfölja anställningsprocessen·
- För att uppfylla reglerna om tillhandahållande av uppgift om meriter enligt diskrimineringslagen.
Rättslig grund: SARAS FAMILJEHEM och tredje parts berättigade intresse, Intresseavvägning samt uppfylla reglerna enligt diskrimineringslagen, Rättslig förpliktelse
Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?
- Personuppgifter som behandlas utifrån uppdrag (även potentiella) inom socialtjänst lämnas ut till uppdragsgivare enligt lagkrav och avtal.
- Personuppgifter inom övriga kategorier lämnas endast ut till andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.
- Personuppgifter behandlas av personuppgiftsbiträden som tillhandahåller tjänster inom IT (drift, tjänster, support, lagring) och som SARAS FAMILJEHEM har tecknat personbiträdesavtal med.
Överföring till tredje land
SARAS FAMILJEHEM behandlar personuppgifterna inom EU och EES. I de fall som SARAS FAMILJEHEM kan komma att behandla personuppgifter i tredje land kommer nödvändiga åtgärder vidtas för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med kraven enligt dataskyddsförordningen.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste spara dem enligt lag (rättslig förpliktelse). Därefter raderas dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan återskapas.
Nedan följer exempel på hur länge personuppgifter bevaras:
- Klienter: Personakter i 2 år från sista anteckningsdag efter klient/kund blivit utskriven..
- Myndighetskontakter: Så länge det finns ett uppdrag eller avtal och därefter så länge som det behövs för uppföljning, utvärdering och rättsliga anspråk.
- Affärskontakter: Så länge det finns ett aktivt affärsförhållande eller avtal och därefter så länge som det behövs för uppföljning, utvärdering och rättsliga anspråk.
- Intressenter: 3 år från det den som kontaktat SARAS FAMILJEHEM fått den hjälp som efterfrågats.
- Arbetssökande: Om rekryteringsprocessen avslutas och du inte blir erbjuden tjänsten, gallrar vi dina uppgifter eller ber om ditt samtycke för att få fortsätta bevara dina personuppgifter för framtida rekryteringsprocesser. Uppgifter sparas i 2 år efter tjänsten tillsattes enligt krav i diskrimineringslagen om du tagits ut till arbetsintervju eller erbjuds tjänsten.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, dataskyddslagen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, till exempel att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att endast behörig personal har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete. Vi loggar dessutom händelser i våra IT system.
Tillgång
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig själv hos oss, samt hur dessa behandlas, utan kostnad. Eftersom vi måste säkerställa att dina uppgifter inte skickas till någon annan som utger sig för att vara du måste vi vidta vissa säkerhetsåtgärder för att identifiera dig. Skicka din begäran till info@sarasfamiljehem.se Begäran om registerutdrag skall vara undertecknat av dig för att vi ska kunna behandla din förfrågan.
Vi kan, med hänvisning till dataskyddsförordningen, inte lämna ut personuppgifter om det kan komma att inverka menligt på andras rättigheter och friheter.
Begäran om tillgång till personuppgifter som behandlas (registerutdrag)
Rätt till rättelse
Du har rätt att, utan onödigt dröjsmål, få felaktiga och/eller ofullständiga personuppgifter som vi behandlar om dig rättade.
Begäran om rättning av personuppgifter
Rätt att bli raderad
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade om:
Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de behandlas·
Du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.
Personuppgifterna behövs inte för att fullgöra lagkrav eller för att hantera rättsliga anspråk.
Vi är inte skyldiga att radera personuppgifterna i din begäran om behandlingen är nödvändig för att t.ex. uppfylla en rättslig förpliktelse eller om det finns avtalsförhållande där vi ska kunna göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Begäran om radering av personuppgifter
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära och kräva att behandlingen av dina uppgifter som finns hos oss begränsas under vissa förutsättningar. Exempelvis om de du bestrider är personuppgifterna korrekthet så kan du begära att behandlingen av relevanta personuppgifter begränsas under den tid som vi kontrollerar om personuppgifterna är korrekta.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att överföra de personuppgifter som du lämnat till oss till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen stöds på de rättsliga grunderna om avtal eller samtycke om detta är tekniskt möjligt. Denna rättighet är inte absolut och rätten gäller enbart för de uppgifter som du själv har lämnat.
Rätt att göra invändningar och lämna in klagomål
Du har rätt att när som helst invända mot den behandling av dina personuppgifter som görs inom SARAS FAMILJEHEM som grundar sig på ett exempelvis berättigat intresse och efter en intresseavvägning, inbegripen profilering som grundar sig på ett berättigat intresse (direkt reklam, marknadsföringssyfte). Om du invänder mot en sådan behandling av dina personuppgifter så får vi inte längre behandla dina personuppgifter och kommer att ta bort uppgifterna om vi inte kan visa på att tvingande berättigande skäl för behandlingen föreligger och väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller för att behandlingen sker för att fastställa, utöva eller försvara ett rättsligt anspråk.
Vi prövar din invändning individuellt och i det enskilda ärendet. Det kan vara som så att vi inte kan radera uppgifter samt inte heller begränsa användning av dessa om det är på grund av att dessa uppgifter behöver sparas för att följa tillämplig lagstiftning.
Din invändning prövas av oss i det enskilda fallet. I vissa fall kan vi inte radera uppgifter, eller begränsa
Rätt att invända mot direktmarknadsföring
Du kan när som helst invända mot att vi behandlar personuppgifter som rör dig om dessa används för direktmarknadsändamål och vi skall då omedelbart upphöra med den behandlingen.
Rätt att lämna klagomål
Om du är av åsikten att vår behandling av dina personuppgifter som vi hanterar strider mot dataskyddslagstiftningen eller att dina rättigheter på annat sätta inte respekteras av oss så vill vi att du kontaktar oss omgående. Du har också möjlighet att vända dig till datainspektionen (datainspektionen@datainspektionen) som är tillsynsmyndighet.